Крупные и мелкие производители, а также дистрибьюторы различных товаров для увеличения продаж и узнаваемости бренда активно стремятся сотрудничать с региональными или федеральными торговыми сетями. Прежде чем подавать заявку, разберитесь в тонкостях работы и изучите требуемую документацию, которую придется предъявлять при поставке товаров.

Преимущества работы с сетью

К преимуществам сотрудничества производителей с торговыми сетями относят:

  • возможность популяризации бренда;
  • увеличение объема продаж;
  • вывод бренда на федеральный или региональный рынок;
  • дополнительная загрузка производственных мощностей, которая приводит к снижению себестоимости.

Чтобы сотрудничество с сетью было плодотворным и длительным, постоянно следите за качеством продукции, правильно составляйте отгрузочную документацию и обеспечивайте бесперебойную логистику.

Нюансы работы с сетью

Чтобы в процессе сотрудничества с сетью не возникали проблемы, производитель продукции или дистрибьютор должен:

  • подстроить товарно-учетную систему организации под требования сетевого клиента;
  • предоставлять возможность получать возврат продукции по разным поводам: истечение срока годности и до возврата из-за плохих продаж;
  • нанять и обучить менеджеров работе с сетевым клиентом;
  • проявлять рекламную активность (проводить акции, промо-мероприятия);
  • стикеровать поставляемую продукцию, учитывая требования сети;
  • наладить транспортную логистику для осуществления доставки продукции на распределительный центр;
  • постоянно и всемерно, согласно контракту, поощрять сетевого клиента за определенные действия: достижение объема продаж, особое расположение и т. д.;
  • проводить выверенную ценовую политику в федеральном масштабе;
  • перестроить бизнес-процесс организации и отдать приоритет работе с сетевым клиентом;
  • кредитовать поставку продукции сетям на время от 40 до 90 суток.

Регулярно проводите аудит договора с сетью. Для этого диагностируйте систему внутреннего контроля для уменьшения рисков взаимодействия с ритейлером, что позволит избежать штрафных санкций.

Прежде чем сделать сети предложение о сотрудничестве, изучите целевую аудиторию, так как может быть полное несовпадение. Например, ритейлер рекламирует себя как гипермаркет с низкими ценами, в котором продаются товары для дома. А ваша компания выпускает эксклюзивную дорогую продукцию, необходимую на работе. В этом случае ваши потенциальные клиенты не посетят данный магазин или не обратят на изделия компании внимание.

Кроме того, учитывайте производственные мощности, так как сеть может заказывать большой объем продукции. Если вы сорвете сроки поставки, сотрудничество быстро прекратится.

Юридическая готовность

Чтобы торговая сеть дала положительный ответ на предложение о сотрудничестве, необходимо соответствовать нескольким критериям:

  • у компании есть официально зарегистрированный товарный знак, идентифицирующий продукцию, без претензий третьих лиц;
  • основной вид деятельности юридического лица — производство (реализация) товара, который вводится в розничную сеть;
  • у организации есть действующая декларация или сертификат соответствия на изделия (если документ предусмотрен законодательством РФ);
  • юридическое лицо — это добросовестный плательщик, с положительными финансовыми результатами в течение последних 6 месяцев;
  • у поставщика есть лицензия (специальное разрешение) на осуществление продаж;
  • юридическое лицо — это производитель (уполномоченный импортер) товаров, заявленных к вводу в торговую сеть;
  • тара (упаковка) соответствует требованиям законодательства РФ;
  • юридическое лицо, которое указано в декларации соответствия, совпадает с тем, которое планирует сотрудничать с сетью;
  • продукция легально введена в гражданский оборот на территории РФ.

Если поставщик не соответствует перечисленным критериям, то торговая сеть откажется с ним сотрудничать. Поэтому, до начала переговоров, «закройте» юридические несоответствия.

Увеличение шансов вхождения в торговую сеть

Для повышения вероятности заключения договора с сетью учитывайте рекомендации ритейлера:

  • поставляемая продукция должна быть известна потребителям в регионе (данные подтверждайте исследованиями, проведенными независимыми экспертами);
  • развитая логистика способна максимально сокращать временные затраты на доставку продукции;
  • у контрагента должны быть запланированы мероприятия по продвижению товаров и своего бренда;
  • от поставщика требуются квалифицированные сотрудники, которые будут оперативно взаимодействовать с сетью и эффективно решать вопросы об исполнении договорных обязательств;
  • вы должны быть готовы изготавливать продукцию под торговую сеть;
  • необходима готовность поставщика работать по электронному документообороту;
  • ассортимент товаров должен быть широким (в дальнейшем планируется его расширение);
  • поставщику на складе необходимо обеспечивать постоянный запас товаров, который позволяет организовать бесперебойные поставки.

Чаще всего коммерческое предложение сеть обрабатывает в течение двух недель. Ответ вы получите на электронную почту, которую указали в анкете.

Что нужно знать перед началом сотрудничества после подписания договора

После того как заключите договор поставки, вам придется следовать принципам работы, которые приняты в сети, например:

  1. Соотношение качества, стоимости и внешнего вида тары (упаковки). Перечисленные свойства повышают интерес покупателей к приобретению продукции.
  2. Гарантия качества. Сеть часто просит предоставить документацию, которая подтверждает качество изделий, складских и производственных мощностей. Также может потребоваться проведение независимого аудита.
  3. Гарантия бесперебойной поставки. При заключении договора вы берете на себя обязательства выполнять заявки на поставку, в объеме, запрошенном сетью.
  4. Гарантия справедливой стоимости. Вы должны предлагать цену, которая одновременно обеспечивает востребованность продукции покупателями и взаимовыгодное сотрудничество.
  5. Внимание к таре (упаковке). Необходимо минимизировать затраты на прием, выкладку и перемещение продукции в условии многократных пополнений товарного запаса. На упаковке должен быть нанесен штрих-код EAN-13.
  6. Внимание к логистике и транспортным средствам. Требуется использовать транспорт, соответствующий нормам к перевозке ТНП (товаров народного потребления) и продуктов питания. Также должна быть возможность применения погрузочно-разгрузочной техники. Поставка товара при этом осуществляется на европаллетах.
  7. Юридические тонкости. Для сотрудничества с сетью допустимый статус поставщика — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель.

У поставщика должны быть все необходимые для реализации товаров лицензии и декларации (сертификаты).

Документы для заключения договора

Чтобы заключить договор, поставщик предоставляет в торговую сеть:

  • копию свидетельства о государственной регистрации ИП (юридического лица);
  • копию лицензии (специального разрешения) на осуществление деятельности;
  • заверенную копию доверенности на представителя, который обладает правом на заключение и подписание договоров поставки.

Также предоставляют иную документацию, которую запрашивает сеть в рамках законодательства РФ.

Основания для отказа

Сеть может отказаться от сотрудничества с поставщиком в случае:

  • экономической нецелесообразности принятия предложения, которая основана на прогнозе потребительского спроса по сравнению с аналогичной продукцией и другими критериями, влияющими на динамику продажи;
  • несоответствия поставщика условиям отбора;
  • предоставления недостоверных данных о продукции, организации и иной запрошенной информации;
  • отказа предоставить запрашиваемые дополнительные данные (в рамках законодательства РФ).

Также поставщик получит отказ, если коммерческое предложение не соответствует предъявляемым требованиям.

Электронный документооборот

Большинство сетей в процессе работы с поставщиками применяют технологию электронного документооборота. Чтобы принять заказ и произвести отгрузку, подключаются к провайдеру EDI или ЭДО.

Использование безбумажной технологии сокращает время приема товара в гипермаркете торговой сети и распределительном центре в три раза. Также снижается количество ошибок, совершаемых в документах.

В таблице указано, какие EDI-сообщения используют сети:

Наименование

Описание

Заказ (ORDERS)

Автоматическая передача данных из учетной системы сети в учетную систему поставщика.

Каталог цен (PRICAT)

Используют для передачи данных о продукции партнерам.

Уведомление об отгрузке (DESAVD)

Подтверждение отгрузки от поставщика на адрес сети. Создается сообщение не позже одного часа со времени отгрузки.

План поставок (DELFOR)

Информация о товаре и месте доставки.

Уведомления о получении (RECAVD)

Сообщение о фактической приемке продукции.

Ответ на заказ (ORDRSP)

Подтверждение поставщика заказа.

Отчеты по реализации (SLSRPT)

Информация по реализации продукции в конкретной торговой точке.

Акты сверки (COACSU)

Акты сверки взаиморасчетов.

Счет-фактура (INVOIS)

Корректировочная и обычная счет-фактуры.

Оповещение партнера (APERAK)

Уведомление партнеров о статусе получения документации в личном кабинете получателя.

EDI — это безопасный и надежный сервис. Документы передаются по специально выделенному каналу связи в зашифрованном виде. Потеря данных и взлом системы исключены.

Документы, разрешающие продажу товаров

Перед тем, как отдать товар на реализацию в торговые сети, подготовьте разрешительную документацию, которая регулирует качество и безопасность продукции. При отсутствии необходимых бумаг сеть откажет в сотрудничестве.

Протоколы, подтверждающие сроки годности для пищевой продукции

Для подтверждения срока годности товаров проведите лабораторные исследования. Их организовывают в соответствии с:

  • СанПин (санитарными правилами и нормами);
  • МУК (методическими указаниями);
  • НПА (нормативно правовыми актами).

В процессе проверки определяют фактический срок, в течение которого товар сохраняет заявленные изготовителем потребительские качества. После завершения исследований выдают протокол. В официальный документ вносят данные о полученных результатах и указывают:

  • наименование продукции;
  • название производителя;
  • методику, использовавшуюся в процессе проведения испытаний;
  • дату проведения оценки;
  • официальные выводы о результатах испытаний.

Гарантийный срок устанавливает законодательство (ст. 471, 472, 473 гл. 30 ГК РФ). У производителя есть право увеличивать его по собственному усмотрению.

Для получения протокола, подтверждающего срок годности, в аккредитованный центр предоставьте:

  • заявление на проведение исследований;
  • уставную документацию организации;
  • этикетки и рецептуру;
  • нормативную документацию на производство товаров: ТУ и ГОСТ;
  • реквизиты предприятия;
  • образцы продукции.

Аккредитованный центр в установленные сроки проведет исследования и предоставит результаты покупателю.

Протокол безопасности

В протоколе испытания пищевой продукции отражают результаты исследований товара в соответствии с показателями безопасности, которые установлены ТР ТС (Техническим Регламентом Таможенного союза).

Выдают документ:

  • аккредитованные лаборатории;
  • центры контроля качества;
  • иные аттестованные испытательные лаборатории.

Оформление протокола требуется для декларируемой пищевой продукции, так как документ служит основанием для получения декларации и сертификата о соответствии качества.

Документ составляют на листе формата А4. Утверждают печатью и подписью уполномоченного сотрудника. В протоколе отражают:

  • информацию о заявителе и производителе;
  • параметры исследований, требования стандарта, используемые технические регламенты;
  • подробную информацию об образцах и продукции;
  • результаты испытаний;
  • выводы о том, что продукция соответствует (не соответствует) нормативам и требованиям.

Полученные результаты подробно описывают и прописывают нормативные значения. Обратите внимание, что нет официального и единого бланка. Вид протокола изменяется в зависимости от:

  • требований нормативно-технической документации;
  • методов контроля;
  • типа объекта;
  • методов оценки.

Каждому документу присваивают личный номер и указывают дату проведения исследований. Нет конкретного срока действия протокола для всех категорий изделий, но обычно он не превышает одного года. Если в течение этого времени вы успешно оформите сертификат или декларацию, то действителен он будет столько же, как и эти документы.

Декларация и сертификат соответствия

В РФ и на территории ЕАЭС сертификаты и декларации соответствия — обязательные документы, подтверждающие качество и безопасность продукции. Официальные бумаги доказывают, что товар соответствует установленным:

Юридически оба документа обладают одинаковой силой.

В таблице указаны различия между сертификатом и декларацией:

Характеристики

Сертификат

Декларация

Вид бланка

Специальный защищенный бланк.

Декларацию распечатывают на обычном листе формата А4.

Оформление

Оформлением занимается аккредитованный центр.

Оформлением занимается заявитель.

Ответственность

За ошибки и неточности отвечает центр по сертификации, выдавший документ.

За указание ошибочных или неверных данных ответственность несет заявитель.

Получение документа на товар

Сертификация может быть обязательной или добровольной (зависит от вида товара).

Декларирование всегда обязательное, при условии, что продукт занесен в Перечень продукции, установленный законодательством.

Кому выдается

Выдается российским и иностранным производителям.

Декларацию не могут получить иностранные производители, которые не входят в ЕАЭС.

Узнать, нужен на товар сертификат или декларация, можете в специально составленном Перечне продукции, установленным законодательством.

Для добровольной сертификации в аккредитованный центр предоставьте:

  • ТУ (технические условия);
  • регламент производства (ГОСТ).

Благодаря добровольной сертификации у потребителей повысится доверие к вашей продукции. К тому же появятся конкурентные преимущества при реализации товаров в торговой сети и расширятся рынки сбыта. Добровольный сертификат доказывает, что организации важна репутация, а изделие отвечает нормам и требованиям, установленным законодательством.

Документ выдают на официальном бланке голубого цвета. Имеет юридическую силу на территории России.

Обязательный сертификат оформляют на:

  • партию;
  • контракт;
  • серийное производство.

Основание для выдачи документа — протокол испытаний. В некоторых случаях требуют свидетельство о государственной регистрации товара.

Также для оформления документа в аккредитованный центр по сертификации предоставьте:

  • техническое описание продукта;
  • код ТНВЭД;
  • уставную документацию;
  • подписанный с производителем договор;
  • товаросопроводительную документацию.

Выдают документ в течение 2 дней. Срок действия — 5 лет.

СГР

СГР (свидетельство государственной регистрации) подтверждает, что продукт:

  • прошел процедуру регистрации;
  • внесен в государственный реестр;
  • соответствует санитарно-гигиеническим нормам, установленным законодательством РФ.

Документ регулирует безопасность и качество товаров.

Чтобы получить СГР в аккредитованный центр, предоставьте:

  • заявление;
  • нормативную или техническую документацию, по которой планируется производить продукцию, заверенную в установленном порядке;
  • копию санитарно-эпидемиологического заключения о том, что технические документы соответствуют правилам;
  • инструкцию по использованию, которая заверена печатью производителя и подписью ответственного;
  • потребительскую этикетку;
  • протокол испытания и заключение аккредитованной лаборатории;
  • акт отбора проб в установленной форме;
  • копию свидетельства на товарный знак (при наличии).

Срок действия свидетельства — 5 лет.

Технические условия

ТУ — документ, который устанавливает технические требования для изделий, веществ и материалов. Разрабатывается по решению изготовителя или по требованию потребителя товаров.

ТУ бывают трех видов:

  • на составные части изделий;
  • на группу однотипной продукции (общие);
  • специальные, которые ориентированы на один материал, изделие или вещество.

В технических условиях предоставляется подробная информация, которая дает возможность отличать продукт от похожего на него образца. Данные помогают потребителю делать компетентный выбор и использовать изделие максимально эффективно и безопасно.

Для регистрации ТУ соберите пакет документов:

  • сопроводительное письмо от собственника оригинала ТУ;
  • оригинал и копию ТУ (проставлять штамп и запись «Копия верна», а также заверять подписью каждый лист не надо);
  • каталожный лист продукции;
  • квитанцию, подтверждающую оплату;
  • копию Устава предприятия;
  • копию свидетельства о государственной регистрации.

В гражданско-правовом договоре юристы рекомендуют размещать ссылку на ТУ. Например, в договоре поставки детально описывайте:

  • качество продукции;
  • ее упаковку;
  • метод транспортировки.

При этом ссылайтесь на документацию предприятия-изготовителя и на ТУ.

За нарушение технического регламента, требований документов в сфере стандартизации, проектных документов налагают уголовную или административную ответственность.

Помните, что сотрудничество с сетью — это круглосуточная работа. У вас должен быть необходимый штат сотрудников, достаточные производственные мощности, необходимое количество транспорта для бесперебойных поставок и документы, подтверждающие качество продукции.

Поделиться
Отправить
Класснуть
Вотсапнуть