Оформление документов, регистрация в государственных инстанциях, заключение соглашений и договоров без очного присутствия – мечта, ставшая реальностью. На помощь в таком случае приходит электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП представляет собой комбинацию из знаков или паролей, выступая эквивалентом подписи "от руки", оформленной на бумаге. Путем криптографических операций этот код преобразовывается и гарантирует целостность документа и авторство конкретного лица.

Выделяют три вида электронных подписей, каждая из которых отличается сферой применения и степенью надёжности. 

Простая электронная подпись (ПЭП) сегодня представляет собой пару логин-пароль, смс-код и код на банковской карте. Созданием такой подписи занимаются почтовые серверы, онлайн-ресурсы и сайты. ПЭП применяются:

  • для регистрации или авторизации на сайтах;
  • в качестве ключа доступа к базам данных и файлам, которые защищены паролем;
  • при заверении электронных документов.

Недостатки ПЭП:

  • отсутствие юридической силы;
  • нельзя применять для подачи документов в госинстанции и для участия в торгах;
  • для подписи документов при помощи такого инструмента составляется соглашение о ПЭП.

Второй вид ЭЦП –  неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Создается при помощи специального ПО путем криптографических преобразований. В большинстве случае это ключ, который хранится на USB-носителе.

Юридические лица и ИП получают НЭП в удостоверяющих центрах (УЦ).

НЭП применяются:

  • для внутреннего документооборота компании;
  • при взаимодействии с контрагентами, если заключено соглашение о НЭП (аналогично ПЭП).

НЭП имеет недостаток - в большей степени подходит физлицам.

Юридические лица и ИП оценят преимущества этой подписи при большом объёме документооборота. В иных случаях функционала НЭП не хватит для решения других задач.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Усиленная квалифицированная подпись – это ключ, разработанный с помощью сертифицированных криптографических средств. Запись ключа производится на USB-носитель. Выдачей таких КЭП занимаются удостоверяющие центры, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.

Квалифицированная электронная подпись включает в себя:

  • проверочный сертификат для ключа подписи (USB-носитель);
  • лицензированный дистрибутив — установочный файл специального ПО (используется в течение конкретного периода действия ключа).

Усиленной КЭП запрещается пользоваться, если работа ключа    приостановлена или он аннулирован.

КЭП гарантирует надёжную защиту информации от посторонних лиц, сводит к минимуму риски фальсификаций. Степень конфиденциальности сведений устанавливается владельцем самостоятельно.

КЭП применяется:

  • при регистрации и переоформлении онлайн-касс в ФНС;
  • для удалённой подачи документов в госучреждения и инстанции;
  • для работы с Госуслугами и другими порталами (ФНС, ПФР и др.);
  • для участия в коммерческих и государственных торгах.
  • для ведения документооборота с контрагентами и внутри организаций;
  • для оформления трудовых отношений в удаленном формате.

Преимущества КЭП:

  • код нельзя повторно воспроизвести и запомнить, следовательно, шансы подделать такую ЭП будут минимальными;
  • такая ЭП идентифицирует момент создания документа;
  • после подписания документов с помощью КЭП изменения в них не вносятся;
  • доступен пересыл документации по электронным каналам;
  • минимальный риск потери документа при электронном обмене.

Недостаток КЭП - ежегодная оплата сертификата электронной подписи.

Способы получения ЭЦП

В аккредитованный удостоверяющий центр отправляется заявка на получение ЭЦП. После этого собирается пакет уставных документов юридического лица и документов, удостоверяющих личность владельца организации. Примеры документации:

  • паспорт и СНИЛС (для физических лиц);
  • учредительные документы;
  • заверенная выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (участие в торгах), получается в течение 6 предыдущих месяцу подачи заявки месяцев;
  • доверенность (при подаче заявления доверенным лицом).

Для работы с КЭП требуются:

  • флеш-накопитель;
  • специальное ПО (чаще КриптоПро);
  • установленный личный сертификат.
  • установленные библиотеки для ЭП.

Типы ЭЦП

ЭЦП для абитуриентов

Сегодня вузы принимают документы для поступления не только очно, но и в дистанционном формате. Сделать это можно с помощью личного кабинета на сайте вуза, почтой России или при помощи портала Госуслуг. Для подачи документов на портале Госуслуг требуется ЭЦП. Для получения ЭЦП абитуриент предоставляет:

  • паспорт (оригинал или копия, заверенная нотариусом);
  • ИНН. Если подобное свидетельство отсутствует, требуется оформить его в ФНС;
  • СНИЛС;
  • заявление на выдачу сертификата ЭЦП (подписывается абитуриентом от руки);
  • письменное согласие законных представителей на получение и обработку сведений о личности абитуриента и совершение сделки.

Оформление ЭЦП занимает два дня. Для получения готовой электронной подписи требуется прийти в УЦ с оригиналом паспорта.

ЭЦП для главгосэкспертизы

Сегодня Главгосэкспертиза принимает сметы и проекты в электронном виде. Заключения экспертиз и документация передаются в дистанционном формате через порталы Главгосэкспертизы и Госуслуг. Для этого требуется заверение документов с помощью КЭП. Для оформления ЭЦП в удостоверяющих центрах требуется паспорт и СНИЛС.

 

ЭЦП для Госуслуг

Для получения полного доступа к услугам на портале Госуслуг также требуется КЭП.

На Госуслугах будут доступны следующие услуги:

Для физических лиц:

  • замена паспорта гражданина РФ;
  • получение загранпаспорта старого или нового образца;
  • регистрация по месту пребывания или месту жительства,
  • регистрация автомобиля и снятие транспортного средства с учета;
  • сведения о штрафах ГИБДД;
  • получение информации о налоговой задолженности или о лицевом счете в ПФ РФ;
  • подача налоговой декларации;

Для юридических лиц:

  • подтверждение вида деятельности в ФСС;
  • получение разрешений на движение по автодорогам;
  • получение свидетельств частного охранника;
  • подача документов по уплате страховых взносов;
  • оплата штрафов ГИБДД.

Для работы в личном кабинете на портале Госуслуг подойдет квалифицированный сертификат электронной подписи. Для отчетности и электронного документооборота используется КЭП руководителя или сотрудника организации. В иных ситуациях подойдет электронная подпись для физических лиц.

ЭЦП для закладной по ипотеке

Для оформления ипотеки требуется много документов. Закон №328-ФЗ одобрил просьбу банков использовать электронные закладные. В них также содержатся сведения об участниках сделки, название и сумма кредита. Электронная закладная заполняется на портале госуслуг или на сайте Росреестра. Выполняется двусторонне заполнение: с одной стороны – заемщик, с другой – банк. По окончании стороны подписывают закладную с помощью КЭП. Если у заемщика нет ЭЦП, такую подпись разрешается ставить нотариусу.

Плюсы использования ЭЦП при оформлении электронной закладной:

  • защита сторон от ошибок, связанных с неверным вводом информации с бумажной закладной;
  • упрощение доступа к информации;
  • для банков: удобство хранения и управления электронными закладными;
  • наличие ЭЦП оптимизирует и ускоряет процесс сделок.

ЭЦП для закупок и торгов

Для регистрации на электронных торговых площадках и для участия в закупках, тендерах, аукционах и торгах также требуется КЭП. Помимо ЭЦП требуются:

  • носитель электронной подписи – Рутокен или eToken;
  • средство криптографической защиты – КриптоПро CSP.

После получения ЭЦП понадобится аккредитация на торговой площадке.

Для получения такой КЭП требуется паспорт и СНИЛС.

ЭЦП для ИП

Индивидуальные предприниматели пользуются ЭЦП для документооборота, подачи документации в ФНС, для участия в закупках и торгах. В подобных ситуациях применяется только КЭП. Подписанные такой ЭП документы, приобретают юридическую силу и эквивалентны бумажным с подписью и печатью.

С помощью КЭП предприниматели могут:

  • оформлять и отправлять отчетность в государственные органы и инстанции;
  • пользоваться порталами Госуслуги и nalog.ru;
  • регистрировать онлайн-кассу;
  • заключать договор с ОФД;

подавать сведения о маркировках в Честный знак, Меркурий, ЕГАИС;

  • подавать электронные документацию для судебных разбирательств;
  • вести документооборот с контрагентами по электронным каналам.

ЭЦП для кадровых документов

Работодателям сегодня разрешено вести электронные трудовые книжки и листки нетрудоспособности. Кроме того, договоры по трудовым отношениям с удаленными сотрудниками также разрешается оформлять в электронном виде. Кадровое делопроизводство на 90% может быть переведено в электронный формат.

Начальникам отделов кадров, HR и главным бухгалтерам требуется для работы КЭП. С помощью этой ЭП заключаются договоры, подаются сведения по больничным, отправляется кадровая отчетность в ПФ РФ. Сотрудники используют КЭПы и НЭПы. Внутренняя документация организации оформляется с помощью НЭП (требуется предварительное соглашение о ЭЦП). Для остальных случаев применяется квалифицированная электронная подпись.

ЭЦП для маркировки лекарственных средств

ЭП для маркировки лекарственных препаратов нужна производителям, импортерам, оптовым продавцам, аптекам, поликлиникам и больницам.

Функции ЭЦП:

1) для производителей и импортеров препаратов:

  • подача заявки на изготовление КИЗа (контрольного идентификационного знака);
  • регистрация информации о маркировке;
  • подтверждение фактов продажи лекарственных средств.

2) для оптовых продавцов:

  • подтверждение факта поступления препаратов;
  • подтверждение факта продажи лекарственных средств;
  • при списании партии лекарств;
  • для оформления отчетов о переупаковке.

3)для аптек, поликлиник и больниц:

  • подтверждение факта получения медикаментов;
  • при оформлении отчетов об утилизации лекарственных препаратов.

ЭЦП гарантируют:

  • защиту от штрафов за торговлю фальсифицированными лекарствами препаратами;
  • своевременное выявление подделок и контрафакта;
  • устранение ошибок при оформлении отчетов о продаже и отгрузке медикаментов;
  • корректный мониторинг сроков годности лекарственных средств.

ЭЦП для маркировки "Честный знак"

Предпринимателям и юридическим лицам, занимающимся производством, импортом и реализацией табака, обуви, меховых изделий, духов, фотоаппаратов и продуктов легкой промышленности, требуется электронная цифровая подпись. Для документации, отправляемой в "Честный знак" понадобится КЭП.

Для работы со сведениями и для отправки отчетности необходимы:

  • носитель ЭЦП - Рутокен или JaCarta LT;
  • средство криптографической защиты - КриптоПро СSP.

ЭЦП для ФНС

Чтобы воспользоваться услугами ФНС в удаленном формате, физическим и юридическим лицам требуется ЭЦП. Для физических лиц требуется ключ НЭП (можно оформить онлайн на сайте ФНС РФ). Для юридических лиц и предпринимателей - КЭП.

Наличие ЭЦП дает возможность:

  • подавать налоговые декларации;
  • уточнять сведения штрафах, переплатах и недоимках;
  • регистрировать ИП и юрлицо;
  • регистрировать кассу.

ЭЦП для онлайн-кассы

Сегодня ФНС требует от предпринимателей и юридических лиц наличие онлайн-кассы. Онлайн-кассы регистрируются в личном кабинете на сайте налоговой. Для заверения заявления на регистрацию контрольно-кассовой техники требуется ЭЦП (квалифицированная электронная подпись). При наличии подключенной системы бухгалтерского и складского учета (СБИС) онлайн-касса ставится на учет через ОФД.

ЭЦП для отчетности

Отчетная документация организаций сдается в Федеральную налоговую службу, в Пенсионный фонд РФ и в Фонд социального страхования. При наличии электронной подписи можно удаленно подать следующие виды документов.

В ФНС:

  • налоговые декларации;
  • НДФЛ;
  • расчеты по страховым взносам (РСВ);
  • НДС-декларации.

В ПФ РФ:

  • СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
  • СЗВ-ТД;
  • ДСВ-3.

В ФСС:

  • ежеквартальная отчетность 4-ФСС;
  • реестр для начисления пособий.

С помощью электронной подписи заверяются отчеты и для таких ведомств, как МВД, Росстат, Росприроднадзор и др.

ЭЦП для подачи документов в суд

Процессуальная документация также подается дистанционно при наличии электронной подписи.

Электронные обращения отправляются через систему "Мой арбитр" (для обращений в Верховный и Арбитражный суды) и через портал "Правосудие" (в суды общей юрисдикции, для рассмотрения мировыми судьями, в Высшую квалификационную коллегию судей, в Судебный департамент при Верховном суде). В этих случаях применяется КЭП. Квалифицированная электронная подпись используется при заверении исковых заявлений, жалоб и ходатайств, распоряжений по обеспечительным мерам и обращений по уголовному судопроизводству. Заявления в суды с помощью ЭЦП подает подписант.

ЭЦП для Рособрнадзора

Образовательным учреждениям и организациям доступна возможность продлеватьлицензии, получать аккредитацию, подавать сведения о деятельности в онлайн-формате. Для этих нужд используется также квалифицированная электронная подпись.

Сотрудники учебных заведений заверяют ЭЦП данные об образовании и квалификации, Сотрудники органов исполнительной власти проверяют и верифицируют с помощью КЭП:

  • сведения об аккредитации и лицензировании образовательной деятельности;
  • сведения об образовательных организациях и учреждениях, предоставляющих услуги по обучению;
  • сведения о проверках и результатах мониторингов;
  • сведения о принятых ввиду игнорирования предписаний мерах;
  • сведения об обращениях граждан.

Руководители образовательных организаций, используя ЭЦП, могут:

  • подавать заявления о получении, продлении и переоформлении лицензии;
  • отзывать перечисленные заявления;
  • подавать и отзывать заявления на получение свидетельства об аккредитации;
  • переоформлять выданные свидетельства о государственной аккредитации;
  • вносить исправления в документы.

 

ЭЦП для Росреестра

Для удаленной работы в Росреестре владельцы недвижимости, оценщики, кадастровые инженеры, риелторы, банки, агентства недвижимости, БТИ, суды и государственные органы также оформляют КЭП.

С помощью такой электронной подписи можно:

  • регистрировать права на недвижимость;
  • регистрировать права на сделки с недвижимостью;
  • подавать заявление на постановку на кадастровый учет;
  • подписывать и отправлять кадастровую документацию (межевые и технические планы);
  • получать сведения из ЕГРП на недвижимое имущество и сделок с ним;
  • получать сведения из кадастрового реестра.

ЭЦП для таможенного оформления

Чтобы оформить ввоз и вывоз товаров, предоставить информацию о грузах, сдать отчетность для таможни удаленно, оформить таможенную расписку, также необходима электронная подпись. Для документации, которая регламентирует внешнеэкономическую деятельность, требуются КЭП. Стоит заметить, что для таможни требуется отдельная электронная подпись (даже если у ИП и юрлица уже оформлена подобная).

Требования, применяемые к ЭП для работы в госсистеме Федеральной таможенной службы:

  • сертификат подписи записывается на токен (Рутокен);
  • подпись включает OID-идентификаторы;
  • сертификат неэкспортируемый.

Каждый декларант обязан заверять документацию собственной КЭП.

С помощью электронной подписи можно удаленно оформить:

  • разрешительные документы;
  • документацию по размещению и хранению товаров на складах;
  • транзитные декларации;
  • сопроводительную документацию;
  • статистические сведения.

ЭЦП для ФГИС "Меркурий"

Организации, занимающиеся производством, перевозом и дистрибуцией товаров животного происхождения, обязаны оформлять и использовать электронные ВСД (ветеринарные сопроводительные документы). Для работы с Россельхознадзором через ФГИС "Меркурий" юридические лица и предприниматели также заверяют документацию электронными подписями. ИП разрешено пользоваться ПЭП, от компаний требуют наличие КЭП,

С помощью ЭЦП во ФГИС "Меркурий" регистрируются следующие категории лиц:

  • поставщики сырья. ЭЦП необходима для оформления производственных и транспортных ВСД.
  • перерабатывающие предприятия. ЭЦП требуется для заверения документации по получению сырья, для формирования производственных и транспортных ВСД при транспортировке готовой продукции, для создания возвратных документов при наличии проблем с товаром.
  • логистические компании и дистрибьюторы. ЭЦП необходима для погашения и офомрления ВСД и оформления возвратных документов.
  • торговые сети и магазины. ЭЦП - для погашения входящих и создания возвратных ВСД.
  • рестораны, кафе и заведения общественного питания. ЭЦП потребуется для погашения входящих и возвратных ВСД.
  • школы, детские сады, больницы и организации, закупающие продукты питания. ЭЦП потребуется для погашения входящих и формирования возвратных ВСД,

 

ЭЦП для ФИС ФРДО

Федеральная информационная система ФРДОм – реестр, с помощью которого Рособрнадзор борется с фальсификацией образовательных документов. Работа в этом ведомстве возможна при наличии КЭП (подтверждает личность и достоверность информации).

В реестр ФРДО подают сведения следующие организации:

  • вузы;
  • ссузы;
  • общеобразовательные учреждения (школы, лицеи и гимназии);
  • организации допобразования и автошколы;
  • органы исполнительной власти в сфере образования.

Для работы, помимо подписи, понадобится средство криптографической защиты.

ЭЦП для ЕГАИС "Алкоголь"

Участника рынка и производители фармацевтического спирта обязаны предоставлять сведения о продукции в Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС) "Алкоголь". Каждая емкость, содержащая спирт, маркируется двумерным штрих-кодом с информацией о дате розлива, производителе и номере лицензии.  Манипуляции с продукцией, осуществляемые с момента производства до продажи, отслеживаются в базе данных.

ЭП используется:

  • производителями. Для отчета по объемам производства продукции.
  • импортерами. Для отчета о завезенном и отправленном спиртном или лекарстве, в основе которого спирт.
  • оптовиками. Для фиксации факта купли-продажи продукции.
  • продавцами для передачи сведений о продаже в рознице алкогольной продукции и спиртосодержащих лекарствах.

предприятиями общественного питания. Для отчетов о получении партий продукции и списании открытых емкостей с алкоголем.

Для ИП рекомендуется одна ЭЦП для розничной торговли. Для юрлиц необходима отдельная ЭЦП для каждого пункта реализации продукции.

ЭЦП для ЕГАИС "Лес"

В этой системе обязаны зарегистрироваться заготовители, продавцы и покупатели. Для передачи сведений требуется КЭП. При совершении сделки обе стороны заполняют документацию по отправленной и полученной партии.

С помощью ЭЦП:

  • продавцы отмечают факт продажи древесной продукции;
  • покупатели подтверждают факт покупки;
  • организации, занимающиеся импортом и экспортом древесины, отчитываются о ввозе и вывозе продукции;
  • лесозаготовители подают лесную декларацию (информацию о заготовленном дереве).

 

Продление ЭЦП

Электронная цифровая подпись выдается на один год. Стоит помнить, что при завершении действия ЭЦП перевыпуск окажется невозможным. Придется заново оформлять электронную подпись. Поэтому рекомендуется позаботиться о перевыпуске ЭЦП заранее.

Для этого понадобится:

  • подать заявку в удостоверяющий центр на продление (с помощью телефона или онлайн);
  • создать закрытый ключ;
  • подписать запрос на сертификат;
  • оплатить счет;
  • проверить и подписать бланк сертификата ЭЦП.

Стоимость ЭЦП

Оформление электронной цифровой подписи рекомендуется доверять только сертифицированным удостоверяющим центрам. Профессионально подготовленные люди в кратчайшие сроки изготовят ЭЦП, которые будут отвечать требованиям безопасности и надежности. Удостоверяющие центры оценивают стоимость услуг в зависимости от назначения электронной подписи в пределах 500-3000 рублей. Например, стоимость ЭЦП для закладной по ипотеке составит 500 рублей. ЭЦП для ИП, налоговой службы, оформления онлайн-касс и составления отчетности обойдутся в 650 рублей. Стоимость ЭЦП для закупок, кадровых документов, маркировки лекарственных средств, для подачи документов в суд и Рособрнадзора составит 2000 рублей. Цена за электронную подпись для таможенного оформления будет составлять 3000.

 

Способы получения готовой ЭЦП

Готовую электронную подпись можно получить в офисах удостоверяющих центров. Кроме того, если нет возможности забрать подпись лично, ЭЦП доставляет прошедший подготовку сотрудник компании. За сохранность электронной подписи организация отвечает репутацией – фальсификации и компрометации исключены.

Поделиться
Отправить
Класснуть
Вотсапнуть